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助理做个宣传册竟然踩了这么多神坑

  秒速赛车官网今天这篇文章是我一个叫曹晶的学生助理写的,她也是武汉工程大学青语创新团队的副队长。

  近期让她做了一个团队的宣传手册,然后针对其中一些问题和解决办法等经验做了一个复盘,就想着把复盘文分享出来,希望能对那些需要做宣传册的朋友能有些许帮助。

  最近刚完成大叔交代的团队宣传册,大叔就让我趁热打铁写一篇复盘,说说我在做宣传册的过程中遇到的问题,以及在此过程中我的个人收获。

  很多人说羡慕我们能当大叔的助理,遇到像大叔这么好的人生导师。包括前不久去大叔公司找大叔修改“创青春”的计划书,大叔公司的小伙伴也说:“你们是大叔的学生吗?真幸运啊!”

  仔细想想,我从进团队到现在刚好一年,从团队这个高速旋转的圆盘的边缘走到了圆盘的中心,从在例会上远远地看着大叔到近距离给大叔汇报工作。其中的动力并不是什么“接触网红大叔”,而是在往届的学长学姐身上看到了这个团队充满活力的原因——有一位目标明确、善于指导的老师,有一群敢想敢做、会学会玩的学生。

  我刚进团队的时候,办公室是在学校大礼堂角落的一个位置,后来申请到了学校创新创业基地里的一间特别大的办公室,装修得特别漂亮,我们就在这里学习。

  《基于多光谱连续可调节植物物联网智能种植系统》获2017年第十五届挑战杯“一带一路”国际专项赛一等奖(学校历史最佳成绩);

  《武汉微特乐事传媒有限责任公司》获第三届“互联网+”大赛国赛铜奖;获第三届“互联网+”大赛省赛金奖(学校历史最佳成绩);

  《秋夜青语大学生微公益志愿行动》获第三届中国“互联网+” 大赛省赛铜奖;

  但是我们的好成绩学校里很多人都不知道,甚至不知道我们这样一个优秀的团队的存在。于是大叔说,我需要你们做一份宣传册,年前做出来,我去给领导汇报工作。

  作为副队长,对团队里的人和事相对来说接触的比较多,这个任务便交给了我。宣传册的设计是团队里一位艺术院的同学及其室友负责的,我负责材料收集、设计进度跟进、助理做个宣传册竟然踩了这么多神坑传达大叔的修改意见及后续印刷、送宣传册等工作。

  虽然经历了一路的摸爬滚打最终把工作完成了,但是不梳理一遍的话,时间久了,宣传册还在,踩过的坑也还在。

  一是材料收集效率不高,归根结底团队之前没有做好资料整理:各种活动上高清无码的大图难得找到几张;群相册里“鱼龙混杂”;大大小小的比赛从校赛到国赛分类不够详细;每年取得的荣誉没有系统的整理等等。

  为了避免以后的工作再被这些问题拖慢了进度,我们对团队知识库漏洞进行了补救:我们制定了团队活动簿,要求团队里的小伙伴们对来访领导做好记录;要求拍摄正面照并上传原图至对应的群相册;每项赛事过后一星期内收集各项目的计划书、PPT、现场照片等资料上传至团队云盘;每半年对团队成果进行一次整理并上传至云盘。

  在宣传册的制作过程中能发现很多问题,整个宣传册做下来, 能顺手把问题都解决了,实在是一举多得。

  二是由于负责设计的三位同学风格难得统一,慢慢地就都交给了其中一位,课业、考试、中途的寒假外加前后七版修改意见,然后我们惊恐地发现,啊,四月份了QAQ

  拿到这个项目的时候,我应该先弄清楚自己有多少可以用的人,他们要做的工作量有多大,大概需要多久能完成,如果不能按时完成,我是否有Plan B 对问题进行及时补救。就像当我发现实际工期远远超过预计工期的时候,可以考虑找全职设计者来完成后续工作。

  第一版文案里面我把办公室卫生制度放进了宣传册。当大叔指出没必要写这个的时候,我意识到,平时发的通知公告和宣传册里面的内容是两码事。

  领导照片:正面,高清。说起来挺简单的,但是很多人一到拍照的时候就拍后脑勺,一到上传的时候就忘了发原图。

  静物照片:高清,有代表性。版面有限,又糊又不具代表性的图片放上去不是浪费钱吗?

  证件照:用最好看的,没有就去拍。不然别人的照片都是美美的精修图,就你的是自拍+抠图。

  领导视察的系列图片及项目指导老师的先后顺序,要不是大叔的调整,印出来估计大大小小的领导都得罪到了。

  除了版面设计,收集图片、整理资料、撰写文案也有小伙伴们的功劳,他们既然有付出,那么如果能在成果中加以体现,会让人有参与感、有荣誉感。

  “亲,为了避免出现售后问题,我们先打印一份样本,样本您满意我们再生产大货~”

  我想着我在学校打印店已经打印过样本了,既然规格是一样的,转CMYK之后的色差我们也能接受,不看样本就不看样本。

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